Dentiste sur 2 cabinets : 369 appels en un mois

Thierry Walraevens est dentiste et exerce seul sur deux cabinets : l'un à Braine-le-Château (Brabant wallon), l'autre à Berchem-Sainte-Agathe (Région bruxelloise). Dentisterie générale, endodontie, esthétique et chirurgie : il partage sa semaine entre les deux adresses, et alterne même ses vendredis d'un cabinet à l'autre.

Depuis septembre 2026, ses appels sont pris en charge par Léa, l'assistante vocale Caryvox, reliée à ses deux agendas Progenda.

Le cabinet en bref :

• Praticien : Thierry Walraevens, dentiste
• Cabinet de Braine-le-Château : Rue Notre-Dame au Bois 54/A, 1440 Braine-le-Château, tél. 02 366 41 68, prise de rendez-vous Progenda
• Cabinet de Berchem-Sainte-Agathe : Place Docteur Schweitzer 6, 1082 Berchem-Sainte-Agathe, tél. 02 424 22 84, prise de rendez-vous Progenda
• Agenda : Progenda (un agenda par cabinet)
• Assistante vocale : Léa (Caryvox), en production depuis septembre 2026

• 369 appels décrochés par Léa depuis le 8 septembre 2026, soit environ 80 appels par semaine pour un dentiste seul ;
• 70 demandes hors périmètre recueillies et transmises au dentiste ;
• 16 % des appels arrivent entre 12h et 14h, et 21 % avant 8h, après 18h ou le week-end ;
• 1 min 31 de durée moyenne d'appel.

Un dentiste qui travaille seul n'a personne pour décrocher pendant les soins. Mais chez Thierry Walraevens, le vrai sujet était ailleurs : la façon dont les rendez-vous se répartissent.

Une prise de rendez-vous classique propose le premier créneau libre. Résultat : les rendez-vous s'éparpillent sur toute la semaine, et le dentiste se retrouve à ouvrir un cabinet pour un ou deux patients seulement. Il voulait l'inverse : des journées pleines, et des journées qu'il peut libérer.

Le remplissage par densité

Nous avons développé pour lui un mode « remplissage par densité ». Au lieu de proposer le créneau le plus proche, Léa regarde les deux semaines à venir et propose en priorité les journées déjà les plus occupées. Les journées faiblement remplies restent vides le plus longtemps possible, et le dentiste peut les libérer.

Ce mode est désormais disponible pour tous les cabinets Caryvox qui le souhaitent ; il s'active cabinet par cabinet.

Deux cabinets, deux agendas, une seule assistante

Léa demande toujours au patient dans quel cabinet il souhaite venir, puis réserve dans l'agenda Progenda de ce cabinet et confirme le rendez-vous en nommant le cabinet. Les jours d'ouverture ne sont écrits nulle part en dur : ils viennent de l'agenda, ce qui gère automatiquement les vendredis qui alternent d'un cabinet à l'autre.

Les règles du cabinet

Thierry Walraevens a précisé son fonctionnement, que Léa applique à chaque appel :

• un seul jour et une seule heure proposés à la fois : les patients s'y retrouvent mieux qu'avec une liste de créneaux ;
• Monsieur ou Madame et le nom de famille pour s'adresser au patient, jamais le prénom ;
• six motifs de rendez-vous (consultation, avis, détartrage, soins, extraction, dévitalisation), avec leur durée ;
• une demi-heure d'urgence chaque jour, découpée en trois rendez-vous de 10 minutes : Léa précise au patient qu'il s'agit d'un rendez-vous court pour le soulager ;
• des créneaux de 5 minutes en fin de journée pour les retouches et ajustements de prothèse ;
• deux rendez-vous à la suite quand un patient appelle pour lui et un proche, par exemple un parent et son enfant.

La définition de l'urgence est celle du dentiste : gonflement, rage de dents, dent cassée qui fait mal, pointe qui gêne dans la gencive, infection, douleur après une intervention.

Une patientèle bruxelloise

Le cabinet de Berchem-Sainte-Agathe accueille une patientèle bruxelloise et multilingue. La prononciation du nom du cabinet a été travaillée avec le dentiste pour que les patients reconnaissent immédiatement le cabinet qu'ils ont appelé.

1. Un patient appelle Braine-le-Château ou Berchem-Sainte-Agathe ; Léa décroche immédiatement.
2. Elle demande dans quel cabinet le patient souhaite venir et pour quel motif.
3. Elle propose un créneau sur une journée déjà entamée, puis un autre si celui-ci ne convient pas.
4. Elle pose le rendez-vous dans l'agenda Progenda du bon cabinet, qui envoie ses rappels.
5. Les demandes hors périmètre sont transmises au dentiste avec le nom, le numéro et le motif.

Qu'est-ce que le remplissage par densité ?

+

C'est un mode où l'assistante vocale propose en priorité les créneaux des journées déjà chargées, au lieu du premier créneau libre. Le praticien regroupe ainsi ses rendez-vous et peut libérer les journées peu remplies.

L'assistante peut-elle gérer deux cabinets avec deux agendas différents ?

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Oui. Elle demande au patient dans quel cabinet il veut venir, réserve dans l'agenda de ce cabinet et confirme le rendez-vous en nommant l'adresse.

Comment le cabinet Walraevens gère-t-il les urgences dentaires ?

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Une demi-heure par jour est réservée aux urgences, en trois rendez-vous de 10 minutes destinés à soulager le patient. L'assistante les propose quand la situation correspond à la définition de l'urgence du dentiste.

Peut-on réserver deux rendez-vous d'affilée par téléphone ?

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Oui. Quand un patient appelle pour lui et un proche, l'assistante cherche deux créneaux libres consécutifs.

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