Conditions Générales d'Utilisation (B2B)

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après les "CGU") régissent l'utilisation du service Caryvox, édité par Caryvox SRL (BCE 1043.770.874, Braine-le-Château, Belgique), par les professionnels (cabinets médicaux, paramédicaux et services de télésecrétariat).

La souscription au service implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGU par le client.

Caryvox est un outil d'assistance administrative automatisée destiné à gérer les appels entrants et la prise de rendez-vous des cabinets clients.

Caryvox :

• Ne fournit aucun diagnostic
• Ne donne aucun conseil médical
• Ne remplace pas un professionnel de santé

Toute décision médicale relève exclusivement du cabinet utilisateur.

Le service Caryvox est fourni contre paiement d'un abonnement mensuel, dont le montant est précisé dans le devis ou le contrat signé par le cabinet client. S'y ajoutent, selon le devis, un prix par appel traité, un prix par SMS envoyé et des frais uniques de mise en service. Les appels de moins de 15 secondes ne sont pas facturés. Le détail des appels facturés est consultable par le client dans son tableau de bord. Les prix s'entendent hors TVA.

Les factures sont émises mensuellement et payables sous 14 jours via un lien de paiement sécurisé. En cas de retard de paiement, des intérêts de retard au taux légal belge peuvent être appliqués conformément à la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.

Caryvox SRL se réserve le droit de suspendre le service en cas de non-paiement persistant supérieur à 30 jours, après mise en demeure préalable.

Le client est seul responsable :

• Des informations transmises aux patients
• De la conformité de son organisation interne (RGPD, secret médical)
• De l'utilisation et de la gestion des données collectées via Caryvox
• De l'information des patients concernant l'utilisation d'un assistant vocal IA

Caryvox SRL agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 4.8 du RGPD. Le cabinet client reste responsable du traitement des données de ses patients.

Un accord de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD (Data Processing Agreement) est fourni lors de la mise en service et doit être signé par le client avant le lancement effectif du service.

Pour plus de détails, consultez notre Politique de confidentialité et notre page Conformité RGPD.

Caryvox SRL s'efforce d'assurer une disponibilité optimale du service 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sans toutefois garantir d'absence totale d'interruption.

Des opérations de maintenance planifiées peuvent occasionner des interruptions temporaires. Le client sera informé dans la mesure du possible. Les incidents techniques non planifiés sont traités dans les meilleurs délais.

L'abonnement peut être résilié par le client à tout moment, moyennant un préavis de 30 jours, par email adressé à kevin@caryvox.ai. Les mensualités engagées restent dues jusqu'à la fin du mois de résiliation.

Caryvox SRL se réserve le droit de résilier le service en cas de manquement grave du client à ses obligations contractuelles, après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours.

Au terme de la relation contractuelle, les données du cabinet client sont conservées 3 mois pour permettre une éventuelle réactivation, puis supprimées définitivement. Pendant ce délai, le client peut demander l'export de ses données (fiches patients, rendez-vous) dans un format structuré. Les données de facturation sont conservées 10 ans conformément aux obligations comptables et fiscales belges.

Le service peut évoluer afin d'améliorer ses fonctionnalités, sa sécurité ou sa conformité réglementaire. Les évolutions majeures font l'objet d'une notification préalable au client.

Les présentes CGU peuvent être modifiées à tout moment. La version applicable est celle en vigueur à la date d'utilisation du service. Toute modification substantielle fait l'objet d'une notification au client par email au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

Le logiciel, l'assistante vocale, le tableau de bord, leur code, leur documentation et la marque Caryvox restent la propriété de leurs titulaires. L'abonnement confère au client un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, limité à la durée du contrat et à ses besoins internes. Le client s'interdit de copier, décompiler, revendre ou mettre le service à disposition de tiers.

Les données du cabinet et de ses patients restent la propriété du cabinet. Caryvox SRL ne les utilise que pour fournir le service, conformément au DPA, et ne les utilise pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement échappant raisonnablement à son contrôle, notamment une panne générale des réseaux de télécommunication, d'un opérateur téléphonique ou d'un fournisseur d'infrastructure, une cyberattaque d'ampleur, une décision des autorités ou une catastrophe naturelle. La partie concernée prévient l'autre dans les meilleurs délais. Si l'empêchement dure plus de 30 jours, chaque partie peut résilier le contrat sans indemnité.

Les présentes CGU sont régies par le droit belge. Tout litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution relève de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement de Namur (Belgique), sauf disposition impérative contraire.

Les parties s'engagent à rechercher une solution amiable avant toute action judiciaire.

Documents juridiques complémentaires