Politique de Confidentialité

La présente politique décrit comment Caryvox SRL, qui exploite le service Caryvox, collecte, utilise, partage et protège les données à caractère personnel.

Elle s'applique :

• aux visiteurs du site caryvox.ai ;
• aux professionnels qui nous contactent, demandent à être rappelés, réservent une démonstration ou que nous contactons à titre professionnel (« prospects ») ;
• aux cabinets clients et à leurs utilisateurs du tableau de bord ;
• aux patients et aux autres personnes qui appellent un cabinet utilisant Caryvox. Une information dédiée leur est réservée à la section 10.

• Pour les données des visiteurs, des prospects et des cabinets clients, Caryvox SRL est responsable du traitement (article 4.7 du RGPD).
• Pour les données des patients et des appelants traitées lors des appels, le cabinet est responsable du traitement. Caryvox SRL agit en qualité de sous-traitant (article 28 du RGPD) et ne traite ces données que sur instruction du cabinet.
• Un accord de sous-traitance (DPA) conforme à l'article 28 du RGPD est signé avec chaque cabinet avant la mise en service. Il détaille les instructions, les mesures de sécurité et la liste des sous-traitants ultérieurs.

2.1 Visiteurs du site

• Données techniques : adresse IP, type de navigateur et d'appareil, pages consultées, date et heure, page de provenance.
• Cookies et traceurs, déposés uniquement avec votre accord pour tout ce qui n'est pas strictement nécessaire (voir la politique de cookies).

2.2 Prospects

• Formulaire de contact : nom, adresse e-mail, téléphone (facultatif), objet et contenu du message.
• Demande de rappel (bulle en bas de page) : numéro de téléphone, prénom et, si vous le donnez, nom du cabinet. Ces données servent à vous faire rappeler par Léa, notre assistante vocale IA, pour une démonstration. L'échange peut aboutir à la réservation d'un rendez-vous et à l'envoi d'un SMS de confirmation.
• Réservation d'une démonstration (outil de réservation en ligne ou formulaire) : nom, e-mail, téléphone, cabinet, créneau choisi et informations que vous ajoutez.
• Salons et événements : coordonnées laissées sur nos formulaires (e-mail, téléphone, cabinet).
• Prospection professionnelle : nom, fonction, cabinet et coordonnées professionnelles, issus de sources publiques (site du cabinet, annuaires professionnels, LinkedIn).

Merci de ne communiquer aucune information de santé via ces formulaires.

2.3 Cabinets clients

• Identité et coordonnées des praticiens et du personnel qui utilisent le tableau de bord.
• Informations du cabinet : adresse, horaires, spécialités, praticiens, consignes données à l'assistante.
• Identifiants de connexion et journaux d'accès.
• Données de facturation : dénomination, numéro de TVA, adresse, historique des factures et paiements. Les données de carte bancaire sont traitées par notre prestataire de paiement ; nous ne les conservons pas.
• Jetons d'accès aux agendas connectés (Google, Microsoft, logiciel d'agenda), conservés chiffrés.

2.4 Patients et appelants (traités pour le compte du cabinet)

• Nom, prénom, numéro de téléphone, e-mail (facultatif) et toute information d'identification demandée par le cabinet (par exemple la date de naissance).
• Rendez-vous : date, heure, praticien, type et motif de consultation.
• Transcription texte de l'appel et résumé généré automatiquement, pour que le cabinet puisse traiter la demande.
• Métadonnées d'appel : numéro appelant, date, heure et durée.
• Une empreinte chiffrée (hachage) du numéro, utilisée pour reconnaître qu'une personne a déjà appelé au cours des 7 derniers jours.
• SMS envoyés (confirmations, rappels, liens de prise de rendez-vous).

2.5 Données de santé

Le motif d'un rendez-vous ou ce que dit un patient pendant l'appel peut constituer une donnée concernant la santé (article 9 du RGPD). Pour le cabinet, ce traitement repose sur l'article 9.2.h du RGPD (gestion des soins de santé), sous sa responsabilité et dans le respect du secret professionnel.

L'assistante ne pose pas de questions médicales au-delà de ce que le cabinet lui demande pour orienter la prise de rendez-vous. La transcription peut toutefois contenir ce que l'appelant choisit de dire : elle est chiffrée, accessible au seul cabinet concerné, puis supprimée automatiquement.

Exécution d'un contrat ou mesures précontractuelles (art. 6.1.b)

• Fournir le service aux cabinets : réponse aux appels, prise, modification et annulation de rendez-vous, transmission des messages, SMS de confirmation et de rappel, synchronisation des agendas.
• Gérer le compte client, le support et la facturation.
• Répondre à une demande de contact, de rappel ou de démonstration que vous avez faite.

Intérêt légitime (art. 6.1.f)

• Prospection commerciale auprès de professionnels, sur des sujets liés à leur activité. Vous pouvez vous y opposer à tout moment et sans justification.
• Sécurité du service, prévention des abus et de la fraude, journaux techniques.
• Amélioration du service à partir d'indicateurs agrégés (nombre d'appels, durées, taux de rendez-vous pris).

Consentement (art. 6.1.a)

• Cookies de mesure d'audience et de publicité (Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel).
• Envoi d'une newsletter, le cas échéant.

Obligation légale (art. 6.1.c)

• Conservation des pièces comptables et fiscales ; réponse aux demandes des autorités compétentes.

• Les appels sont pris en charge par une assistante vocale fonctionnant grâce à l'intelligence artificielle. Conformément au Règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle, les appelants sont informés qu'ils échangent avec une IA et non avec une personne.
• L'assistante applique les consignes définies par le cabinet. Elle ne pose aucun diagnostic, ne donne aucun avis médical et ne prend aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative l'appelant au sens de l'article 22 du RGPD. En cas d'urgence, elle applique la procédure prévue par le cabinet (numéro d'urgence, transfert, message prioritaire).
• Toute demande peut être reprise par le cabinet, qui reste seul décisionnaire.

Les données sont accessibles aux seules personnes habilitées de Caryvox SRL et, pour les données de ses patients, au cabinet concerné. Nous faisons appel aux catégories de prestataires suivantes :

• Hébergement et infrastructure — application et base de données hébergées dans l'Union européenne ; site vitrine et réseau de diffusion
• Technologies vocales et d'intelligence artificielle — reconnaissance et synthèse de la voix, compréhension des demandes
• Téléphonie et SMS — numéros de téléphone, acheminement des appels, envoi des confirmations et rappels
• Messagerie et e-mails transactionnels — e-mails du service et réponses au formulaire de contact
• Agendas connectés — Google Agenda, Microsoft Outlook et logiciels d'agenda médical, uniquement à la demande du cabinet
• Paiement et comptabilité — encaissement des abonnements et tenue de la comptabilité
• Prise de rendez-vous de démonstration
• Mesure d'audience et publicité — Google et Meta, uniquement avec votre accord (voir la politique de cookies)
• Autorités — uniquement en cas d'obligation légale ou de décision judiciaire

Chaque prestataire est lié par un contrat qui encadre la confidentialité et la sécurité des données. La liste nominative des sous-traitants ultérieurs est communiquée aux cabinets clients dans le DPA qu'ils signent.

La base de données et l'application sont hébergées dans l'Union européenne. Certains prestataires sont établis aux États-Unis ou peuvent y traiter des données. Ces transferts sont encadrés par :

• la décision d'adéquation EU-US Data Privacy Framework de la Commission européenne du 10 juillet 2023, pour les entreprises certifiées ;
• à défaut, les Clauses Contractuelles Types adoptées par la Commission européenne, complétées si nécessaire de mesures supplémentaires (chiffrement, minimisation).

Données des appels (pour le compte des cabinets)

• Audio des appels : non conservé
• Transcriptions et résumés d'appels : 90 jours, puis suppression automatique
• Reconnaissance d'un appelant récent : fenêtre de 7 jours ; l'empreinte du numéro est supprimée avec la transcription
• Demandes de rappel et alertes traitées, rappels de rendez-vous : 90 jours
• Historique des e-mails envoyés : 12 mois
• Fiches patients : pendant la durée du contrat avec le cabinet, puis 3 mois après la fin du contrat avant suppression définitive (ou restitution au cabinet à sa demande)
• Historique des rendez-vous : 2 ans glissants

Autres données

• Compte et paramètres du cabinet : durée du contrat, puis 3 mois
• Pièces comptables et factures : 10 ans (obligations comptables et fiscales belges)
• Prospects et messages de contact : 3 ans à compter du dernier contact
• Journaux techniques et d'audit : 90 jours
• Cookies : 13 mois maximum ; votre choix de consentement est conservé 12 mois

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au caractère sensible des données (article 32 du RGPD) :

• Chiffrement en transit (TLS 1.2 ou supérieur) sur toutes les communications
• Chiffrement AES-256 des données sensibles au repos (transcriptions, fiches patients, jetons d'accès)
• Authentification sur tous les points d'accès de l'application (JWT, signatures HMAC)
• Cloisonnement entre cabinets : un cabinet n'accède qu'à ses propres données
• Accès limité aux personnes habilitées, avec double authentification sur les comptes d'administration et chez nos fournisseurs
• Journalisation des accès et surveillance des vulnérabilités logicielles

En cas de violation de données, nous prévenons le cabinet concerné sans délai injustifié et, lorsque nous sommes responsables du traitement, l'Autorité de protection des données dans les 72 heures lorsque la loi l'exige.

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• droit d'accès à vos données et d'en obtenir une copie ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l'effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité ;
• droit d'opposition, notamment à la prospection, sans avoir à vous justifier ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements déjà effectués.

Pour les exercer, écrivez à kevin@caryvox.ai avec l'objet « Données personnelles ». Nous répondons dans un délai d'un mois, qui peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes ; vous en êtes alors informé. Une pièce justificative peut être demandée en cas de doute raisonnable sur votre identité.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be.

Cette section s'adresse aux personnes qui appellent un cabinet utilisant Caryvox.

Qui est responsable de vos données ?

Le cabinet que vous appelez. Il a choisi Caryvox pour répondre à ses appels. Caryvox SRL traite vos données uniquement pour son compte, en qualité de sous-traitant.

Avec qui parlez-vous ?

Avec une assistante vocale IA, pas avec une personne. Elle applique les consignes du cabinet et ne donne aucun avis médical.

Quelles données et pourquoi ?

Votre numéro, votre identité, le motif de votre appel, le rendez-vous pris et la transcription de l'échange. Ces données servent à gérer votre rendez-vous, à transmettre votre message au cabinet et à vous envoyer un SMS de confirmation ou de rappel.

Combien de temps ?

L'audio n'est pas conservé. La transcription est supprimée automatiquement après 90 jours. Les autres durées figurent à la section 7.

Comment exercer vos droits ?

Adressez-vous en priorité au cabinet, responsable du traitement. Vous pouvez aussi nous écrire à kevin@caryvox.ai : nous transmettrons votre demande au cabinet et l'aiderons à y répondre.

Le site utilise des cookies strictement nécessaires et, avec votre accord, des cookies de mesure d'audience et de publicité (Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel). Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via le bouton « Gérer les cookies ». Détails dans notre politique de cookies.

Cette politique peut évoluer, notamment en cas de nouveau prestataire ou de nouvelle fonctionnalité. La date de mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, les cabinets clients sont prévenus par e-mail.

Pour toute question relative à cette politique ou au traitement de vos données :

Kevin Lardinois — contact protection des données
kevin@caryvox.ai
Caryvox SRL — BCE 1043.770.874 — Braine-le-Château, Belgique