Cabinet de l'Orneau : l'IA vocale dès l'ouverture

Le Cabinet dentaire de l'Orneau s'installe rue du Trichon à Sauvenière, sur la commune de Gembloux. Il réunit trois dentistes, tous diplômés de l'UCLouvain : Antonino Caldara (prothèse), Adrien Delhasse (endodontie) et Vincent Sagué (prothèse).

Particularité de ce projet : le cabinet a mis son assistante vocale Caryvox en service dès juillet 2026, plusieurs mois avant l'ouverture. Les patients qui appellent obtiennent une réponse, et peuvent déjà réserver leur premier rendez-vous.

Le cabinet en bref :

• Nom : Cabinet dentaire de l'Orneau
• Praticiens : Antonino Caldara, Adrien Delhasse, Vincent Sagué
• Adresse : Rue du Trichon 43, 5030 Sauvenière (Gembloux)
• Contact : cabinetdentaire.orneau@gmail.com
• Conventionnement : cabinet déconventionné, paiement Bancontact
• Agenda : agenda Caryvox
• Assistante vocale : Caryvox, en service depuis juillet 2026

• 31 appels reçus et traités par l'assistante depuis la mi-août 2026, alors que le cabinet n'a pas encore ouvert ;
• 32 % de ces appels arrivent avant 8h, après 18h ou le week-end ;
• des premiers rendez-vous déjà posés dans l'agenda avant la première consultation.

Un cabinet qui ouvre doit se constituer une patientèle avant même la première consultation. Mais pendant les travaux, il n'y a ni secrétariat ni comptoir, et les dentistes travaillent encore ailleurs.

Le cabinet voulait que chaque appel reçoive une réponse claire : quand le cabinet ouvre, ce qu'il propose dans un premier temps, et comment réserver.

Une date d'ouverture qui se met à jour toute seule

Pendant la période qui précède l'ouverture, l'assistante accueille les appelants avec un message de fermeture qui annonce la date d'ouverture et propose de réserver un rendez-vous à partir de cette date.

Les travaux ont fait bouger cette date. Plutôt que de réécrire le message à chaque report, nous l'avons rendu dynamique : la date annoncée est calculée à partir de la fin de fermeture saisie dans le tableau de bord. Quand le cabinet déplace l'ouverture, l'assistante annonce la nouvelle date dès l'appel suivant. Le tableau de bord affiche même un aperçu de « ce que l'assistante dira ».

Cette amélioration, née chez l'Orneau, profite aujourd'hui à tous les cabinets Caryvox qui ferment pour congés.

Une ouverture progressive, jour par jour

Le cabinet ouvre progressivement : d'abord certains jours de la semaine, puis d'autres au fil de l'avancement des travaux. L'agenda Caryvox reflète exactement ces jours ouverts, et l'assistante :

• propose uniquement des créneaux sur les jours réellement ouverts ;
• cherche dans la période dont parle le patient (« un lundi en avril ») plutôt que dans les premières semaines seulement ;
• répartit ses propositions sur la journée, matin et après-midi ;
• explique, si le patient demande un autre jour, que de nouvelles dates s'ouvriront petit à petit.

Les premiers rendez-vous proposés sont des contrôles annuels, détartrage compris.

Des informations dictées lentement

Les dentistes ont demandé que l'assistante dicte lentement les chiffres et les adresses email, par paires pour les chiffres, qu'elle fasse épeler les noms et vérifie que la personne a bien compris. Quand un patient demande à joindre un dentiste ou le cabinet, elle donne l'adresse email du cabinet, lettre par lettre.

Des demandes de rappel complètes

Quand un patient souhaite être rappelé par un dentiste, l'assistante prend le message directement et le transmet avec le nom, le prénom, le numéro et la raison de l'appel, pour que le dentiste sache qui rappeler et pourquoi.

1. Un patient appelle le cabinet ; l'assistante décroche immédiatement.
2. Avant l'ouverture, elle annonce la date d'ouverture, à jour.
3. Elle propose un contrôle annuel sur un jour ouvert, dans la période voulue par le patient, et le pose dans l'agenda.
4. Pour toute autre demande, elle prend le message et le transmet au cabinet.
5. Les dentistes retrouvent rendez-vous et demandes dans le tableau de bord.

Peut-on prendre rendez-vous au Cabinet dentaire de l'Orneau avant son ouverture ?

+

Oui. L'assistante vocale propose des rendez-vous sur les jours d'ouverture déjà programmés, à partir de la date d'ouverture du cabinet.

Comment l'assistante connaît-elle la date d'ouverture du cabinet ?

+

Elle est calculée automatiquement à partir des dates de fermeture saisies par le cabinet dans son tableau de bord. Si le cabinet modifie la date, l'assistante annonce la nouvelle date dès l'appel suivant.

Un cabinet en cours d'ouverture peut-il utiliser Caryvox ?

+

Oui. C'est même le bon moment : le cabinet est joignable dès le premier appel, et l'agenda se remplit avant la première consultation.

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