Dentistes Bettens : 695 appels gérés par l'IA

Les cabinets dentaires Bettens sont dirigés par Frédéric Bettens, dentiste, et comptent deux implantations : un cabinet à Waterloo (Brabant wallon) et un cabinet à Saint-Ghislain, section de Tertre (Hainaut). Les prises et annulations de rendez-vous se font uniquement par téléphone.

Depuis l'été 2026, les appels sont pris en charge par Béatrice, l'assistante vocale configurée par Caryvox pour le cabinet.

Le cabinet en bref :

• Nom : Les cabinets dentaires Bettens
• Praticien responsable : Frédéric Bettens, dentiste
• Cabinet de Waterloo : Rue de la Station 82, 1410 Waterloo, tél. 02 354 54 76
• Cabinet de Saint-Ghislain : Rue Émile Mathieu 31 bte 0.2, 7333 Tertre, tél. 065 80 36 08
• Site : lescabinetsdentairesbettens.be
• Assistante vocale : Béatrice (Caryvox)
• Mode de fonctionnement : recueil et transmission des demandes

• 695 appels décrochés par l'assistante depuis le 11 juillet 2026, soit environ 54 appels par semaine ;
• 13 % des appels arrivent entre 12h et 14h, pendant la pause de midi ;
• 14 % arrivent avant 8h, après 18h ou le week-end ;
• 1 min 41 de durée moyenne d'appel.

Un cabinet dentaire qui exerce sur deux sites reçoit deux flux d'appels, mais n'a qu'une équipe pour y répondre. Pendant les soins, le téléphone ne peut pas être décroché, et chaque appel manqué est un patient qui risque d'appeler un autre dentiste.

Les patients du cabinet Bettens ne savent pas toujours à quel cabinet ils sont rattachés, et certains fréquentent les deux. Il fallait donc un accueil qui pose la bonne question au bon moment, sans créer de confusion.

Une ligne unique pour les deux cabinets

Plutôt que de configurer deux assistantes, nous avons choisi une seule ligne Caryvox pour les deux cabinets. C'est Béatrice qui demande à l'appelant dans quel cabinet il souhaite venir, Waterloo ou Saint-Ghislain, puis rattache la demande au bon site.

Cette décision simplifie tout : un seul tableau de bord pour l'équipe, un seul historique d'appels, et aucun risque qu'une demande se perde entre deux systèmes.

Le recueil et la transmission des demandes, sans prise de rendez-vous directe

Chez Bettens, l'assistante ne pose aucun rendez-vous elle-même. C'est un choix du cabinet : l'équipe veut garder la main sur son planning.

Béatrice recueille donc, à chaque appel :

• le nom et le prénom du patient ;
• le numéro auquel le rappeler ;
• le cabinet concerné ;
• le motif de l'appel (rendez-vous, annulation, question, douleur).

La demande arrive immédiatement dans l'onglet Alertes du tableau de bord Caryvox, avec le résumé et la transcription de l'appel. L'équipe rappelle le patient quand elle est disponible, sans avoir écouté de message vocal.

Une règle stricte sur les urgences des patients non suivis

Le cabinet accepte parfois des urgences de personnes qui n'y sont pas suivies, mais seulement après avoir eu la personne au téléphone et évalué la situation. Une assistante vocale ne peut pas faire cette évaluation.

À la demande de Frédéric Bettens, la règle est donc écrite noir sur blanc dans la configuration de Béatrice :

• elle ne dit jamais « oui, nous acceptons » ni « non, nous n'acceptons pas » ;
• elle ne garantit jamais de rendez-vous ;
• elle note la demande, la transmet à l'équipe qui recontactera la personne ;
• en attendant, elle indique les urgences dentaires des Cliniques universitaires Saint-Luc à Woluwe.

C'est exactement ce que ferait une secrétaire prudente : ne pas promettre ce qu'on ne peut pas tenir, et ne laisser personne sans solution.

Les fermetures et congés gérés depuis le tableau de bord

Le cabinet utilise la fonction Fermeture / congés de Caryvox. Pendant une période de vacances, l'équipe saisit les dates dans le tableau de bord, et le message d'accueil change automatiquement : les patients sont informés de la fermeture et de la date de reprise, sans qu'il faille modifier quoi que ce soit au téléphone.

1. Un patient compose le numéro du cabinet de Waterloo ou de Saint-Ghislain.
2. Béatrice décroche dès la première sonnerie, y compris pendant les soins, à midi et en soirée.
3. Elle demande dans quel cabinet le patient souhaite venir et quel est le motif de l'appel.
4. Elle répond seule aux questions simples (adresses, horaires, fonctionnement des rendez-vous).
5. Pour tout le reste, elle recueille les coordonnées et transmet la demande.
6. L'équipe traite les demandes depuis le tableau de bord, dans l'ordre qui l'arrange.

Le cabinet ne perd plus d'appel pendant les soins, et l'équipe ne passe plus ses fins de journée à écouter un répondeur.

L'assistante vocale des cabinets Bettens prend-elle des rendez-vous ?

+

Non. À la demande du cabinet, elle recueille et transmet les demandes de rendez-vous. C'est l'équipe du cabinet qui rappelle le patient et fixe le rendez-vous.

Faut-il appeler un numéro différent pour Waterloo et Saint-Ghislain ?

+

Chaque cabinet garde son numéro public : 02 354 54 76 pour Waterloo et 065 80 36 08 pour Saint-Ghislain. L'assistante vocale demande au patient dans quel cabinet il souhaite venir.

Que se passe-t-il en cas d'urgence dentaire ?

+

L'assistante note la demande et la transmet à l'équipe, qui recontacte la personne. Pour un patient non suivi au cabinet, elle ne garantit pas de rendez-vous et indique les urgences dentaires de Saint-Luc à Woluwe.

Un cabinet dentaire sur deux sites peut-il utiliser une seule ligne Caryvox ?

+

Oui. C'est la configuration des cabinets Bettens : une seule assistante, qui identifie le site voulu au début de l'appel et transmet la demande au bon cabinet.

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