Orthodontiste à Perwez : 315 appels gérés par l'IA

Ortho-Passion est le cabinet d'orthodontie de Dominique Scalais, installé rue Joseph Moinil à Perwez, dans le Brabant wallon. Le cabinet traite enfants, adolescents et adultes : appareils visibles ou invisibles, gouttières Invisalign, disjonction palatine et traitements d'interception chez l'enfant.

Depuis juillet 2026, la prise de rendez-vous par téléphone est assurée par l'assistante vocale Caryvox, directement dans l'agenda Progenda du cabinet.

Le cabinet en bref :

• Nom : Ortho-Passion
• Praticienne : Dominique Scalais, orthodontiste
• Adresse : Rue Joseph Moinil 6, 1360 Perwez
• Téléphone : 0478 81 12 14
• Site : ortho-passion.be
• Agenda : Progenda
• Assistante vocale : Caryvox, en production depuis juillet 2026

• 315 appels décrochés depuis le 13 juillet 2026, soit environ 25 appels par semaine ;
• 82 demandes hors prise de rendez-vous recueillies et transmises au cabinet ;
• 17 % des appels arrivent entre 12h et 14h, pendant la pause de midi ;
• 1 min 34 de durée moyenne d'appel.

Un cabinet d'orthodontie suit ses patients pendant des années, avec des rendez-vous de contrôle réguliers. Les appels sont nombreux, souvent passés par des parents, et chacun demande de trouver un créneau de la bonne durée.

Quand Dominique Scalais est au fauteuil, elle ne peut pas répondre. Et un rendez-vous mal calibré (un contrôle de 20 minutes posé sur un créneau de pose d'appareil, par exemple) désorganise toute une demi-journée.

La prise de rendez-vous directe dans Progenda

L'assistante consulte l'agenda Progenda en temps réel, propose des créneaux réellement libres et pose le rendez-vous elle-même. Le rendez-vous apparaît dans Progenda avec son type (libellé et couleur), exactement comme s'il avait été encodé par le cabinet.

9 types de rendez-vous, différenciés par âge

Le cabinet utilise 9 types de rendez-vous, chacun décliné selon que le patient a moins ou plus de 12 ans. L'assistante identifie le motif de l'appel et l'âge du patient, puis choisit la bonne durée :

• contrôle d'appareil et urgence : 20 minutes ;
• première consultation, visite de suivi et remplacement de plots : 40 minutes ;
• pose ou dépose d'appareil Invisalign : 60 minutes.

Les règles propres au cabinet

Dominique Scalais a transmis ses règles de fonctionnement, que l'assistante applique à chaque appel :

• âge minimum de 7 ans pour une prise en charge, en lien avec les règles de remboursement de l'INAMI ; un enfant de 6 ans est accepté s'il aura 7 ans le jour du rendez-vous ;
• délai minimum de 12 heures avant tout rendez-vous ;
• urgences intercalées uniquement pour les patients déjà suivis, glissées dans l'horaire et jamais sur le dernier créneau de la journée ;
• premières consultations en journée uniquement ;
• date de naissance obligatoire pour les nouveaux patients, transmise à la fiche Progenda.

Des coordonnées toujours à jour

À la demande du cabinet, l'assistante vérifie à chaque rendez-vous que le numéro et l'adresse email du patient sont toujours d'actualité, et demande à qui appartient le numéro (maman, papa, le jeune lui-même…). En orthodontie, c'est souvent un parent qui appelle pour un enfant : savoir qui joindre évite bien des rappels inutiles.

Les informations pratiques et le bon interlocuteur

L'assistante présente le cabinet comme celui de Madame Scalais, explique où se garer (les emplacements « Privé » le long de la Jette) et refuse poliment les sollicitations commerciales. Les demandes qui sortent de son périmètre sont transmises au cabinet avec le nom, le numéro et le motif de l'appelant.

1. Un parent ou un patient appelle le cabinet ; l'assistante décroche immédiatement.
2. Elle reconnaît le patient s'il est déjà connu, sinon elle note son identité et sa date de naissance.
3. Elle identifie le motif et l'âge, et en déduit le type et la durée du rendez-vous.
4. Elle propose des créneaux libres en respectant les règles du cabinet.
5. Elle pose le rendez-vous dans Progenda, qui envoie ensuite ses rappels habituels.

La praticienne retrouve dans son agenda des rendez-vous complets, correctement typés, sans avoir décroché une seule fois pendant ses soins.

L'assistante vocale d'Ortho-Passion prend-elle vraiment les rendez-vous ?

+

Oui. Elle pose le rendez-vous directement dans l'agenda Progenda du cabinet, avec le bon type et la bonne durée.

Comment l'assistante choisit-elle la durée d'un rendez-vous d'orthodontie ?

+

Elle identifie le motif de l'appel et l'âge du patient, puis applique l'un des 9 types de rendez-vous du cabinet, décliné pour les moins et les plus de 12 ans.

À partir de quel âge le cabinet Ortho-Passion prend-il les enfants ?

+

À partir de 7 ans. Un enfant de 6 ans peut obtenir un rendez-vous s'il a 7 ans le jour de la consultation.

Un orthodontiste peut-il garder ses propres règles d'agenda avec Caryvox ?

+

Oui. Délais minimum, urgences, créneaux réservés, informations à demander : chaque règle du cabinet est intégrée à la configuration de son assistante.

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