Vétérinaire à Souvret : 43 % d'appels hors heures
À Souvret, 43 % des appels du cabinet vétérinaire de Christel Plisnier arrivent hors 8h-18h. Son assistante vocale IA les prend tous. Ce qui a été configuré.
Le cabinet vétérinaire de Christel Plisnier à Souvret
Christel Plisnier est vétérinaire à Souvret, sur la commune de Courcelles, en province de Hainaut. Son cabinet reçoit sur rendez-vous.
Elle a découvert Caryvox en cherchant une solution de secrétariat téléphonique et nous a contactés par le formulaire du site fin août 2026, avec une douzaine de questions très précises : gestion de l'agenda, types de rendez-vous, urgences, vocabulaire vétérinaire, essai avant engagement. Une démonstration a suivi quelques jours plus tard, puis la mise en place de son propre agent.
Le cabinet en bref :
- Nom : Cabinet vétérinaire Christel Plisnier
- Adresse : Cour Sonnet 12, 6182 Souvret (Courcelles)
- Téléphone : 0494 29 49 64
- En ligne : page Facebook du cabinet
- Agenda : agenda Caryvox
- Assistante vocale : Caryvox, en production depuis septembre 2026
Les premiers chiffres (au 9 octobre 2026)
- 117 appels décrochés depuis le 14 septembre 2026, soit environ 33 appels par semaine ;
- 43 % des appels arrivent avant 8h, après 18h ou le week-end : près d'un appel sur deux tombe en dehors des heures où une vétérinaire seule peut décrocher ;
- 48 demandes recueillies et transmises au cabinet ;
- 2 min 16 de durée moyenne d'appel.
Le défi : une vétérinaire seule, en consultation, en chirurgie ou de garde
Un vétérinaire qui exerce seul ne peut pas répondre au téléphone pendant une consultation ou une chirurgie. Les appels arrivent pourtant à toute heure : prise de rendez-vous, vaccin, question administrative, animal malade le soir.
Christel Plisnier voulait une solution capable de prendre de vrais rendez-vous, de comprendre le vocabulaire vétérinaire et de bien orienter les urgences, y compris la nuit.
Ce que Caryvox a mis en place chez Christel Plisnier
La prise de rendez-vous dans l'agenda Caryvox
Le cabinet fonctionne sur l'agenda intégré à Caryvox. L'assistante consulte les disponibilités en temps réel, propose des créneaux libres et pose le rendez-vous. La vétérinaire garde la main sur ses horaires et ses jours d'ouverture depuis le tableau de bord.
Des règles vétérinaires précises
La configuration reprend les règles du cabinet :
- vaccination : pour un jeune animal de moins de 7 semaines, l'assistante ne pose pas la question « déjà vacciné ? », inutile à cet âge ;
- chirurgies : celles posées par la vétérinaire et celles réservées par l'assistante suivent la même organisation de planning ;
- interlocuteur de confiance : une personne de l'entourage du cabinet est reconnue par l'assistante et peut gérer ou annuler des rendez-vous elle-même.
Le service de garde, sans erreur
Hors des heures d'ouverture, l'assistante communique le numéro du service de garde vétérinaire de la région (071 33 33 33). Mais quand Christel Plisnier assure elle-même la garde, la semaine ou le week-end, elle l'encode dans un sous-agenda « Garde » : l'assistante le voit et ne renvoie alors pas vers le service de garde, puisque c'est la vétérinaire qui prend les urgences.
C'est le genre de détail qui fait la différence entre une assistante générique et une assistante qui connaît vraiment le cabinet.
Comment l'assistante tourne au quotidien dans le cabinet
- Un client appelle le cabinet ; l'assistante décroche, même pendant une consultation ou une chirurgie.
- Elle identifie l'animal et le motif de l'appel.
- Rendez-vous : elle propose un créneau libre, le pose dans l'agenda et confirme la date et l'heure au client.
- Urgence hors heures : elle vérifie si la vétérinaire est de garde, et oriente en conséquence.
- Autre demande : elle la transmet au cabinet avec le nom, le numéro et le motif.
Questions fréquentes
L'assistante vocale du cabinet Plisnier prend-elle des rendez-vous ?
Oui. Elle pose les rendez-vous dans l'agenda du cabinet et confirme la date et l'heure au client pendant l'appel.
Que se passe-t-il si j'appelle le cabinet vétérinaire la nuit ou le week-end ?
L'assistante communique le numéro du service de garde de la région, sauf si la vétérinaire assure elle-même la garde ce jour-là.
Une IA vocale comprend-elle le vocabulaire vétérinaire ?
Oui. L'assistante est configurée pour le vocabulaire du cabinet : espèces, vaccins, chirurgies, motifs de consultation, et les règles propres à la vétérinaire.
Pour aller plus loin
Définitions clés
- Agenda Caryvox
- Agenda en ligne intégré à Caryvox, utilisé par les cabinets qui n'ont pas de logiciel d'agenda ou qui préfèrent tout gérer au même endroit.
- Sous-agenda de garde
- Agenda dédié aux périodes où le vétérinaire assure lui-même la garde ; l'assistante vocale s'en sert pour savoir quoi répondre la nuit et le week-end.
À propos de l'auteur
Kevin Lardinois
Fondateur de Caryvox
Kevin Lardinois est le fondateur de Caryvox, une solution d'IA vocale dédiée au télésecrétariat médical en Belgique. Il accompagne les cabinets médicaux, cliniques vétérinaires et professionnels de santé dans l'automatisation de leur accueil téléphonique, et écrit régulièrement sur l'IA vocale, la gestion des appels entrants et l'organisation des secrétariats médicaux.
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